Todos conhecemos a famosa estória do casal Veronês que um não vive sem o outro. Nas modernas práticas de gestão de negócios atualmente também temos um casal de soluções de tecnologia onde um não vive bem sem o outro: o ERP e o BI. Mas nesse caso o final na maioria das vezes é feliz.

Ter um ERP (“Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado) funcionando em sua plenitude é um dos objetivos de grande parte das corporações, contudo, isso vai muito além de ter uma ferramenta tecnológica.

Para potencializar os resultados é primordial que também se tenha um BI (business intelligence) que combina análise empresarial, mineração de dados, visualização de dados, ferramentas/infraestrutura de dados e práticas recomendadas para ajudar as organizações a tomar decisões impulsionadas por dados. Ou seja, da união dessas duas ferramentas que se tem uma visão abrangente dos dados da sua organização, usando essas informações para gerar mudanças positivas, eliminar a ineficiência e se adaptar rapidamente às mudanças no mercado ou na cadeia de fornecimento.

Mas para entender melhor esse ponto os especialistas em ERP, Fábio Rogério e o especialista em BI, Marcelo Victor de Melo Bezerra, responderam algumas dúvidas sobre o tema:

Como utilizar os dados fornecidos por um ERP para o crescimento de um negócio de forma estruturada?

Os dados do ERP são o início de uma jornada que transformará as informações vindas das operações em informações relevantes para as tomadas de decisões. Esta jornada começa primeiramente com o entendimento do problema que deve ser resolvido. Muitos gestores querem informações estratégicas, mas não sabem definir bem o que querem.

O ERP é um grande fornecedor de informações se os processos estiverem bem estruturados pois contém informações da realidade do dia a dia da empresa e por isto é o início da jornada. Antes de pensar em BI deve-se primeiro verificar se o seu ERP conseguirá fornecer as informações que você deseja analisar.

Qual a importância do Business Intelligence ou, simplesmente, BI nesse processo?

Antigamente o acesso e análise da informação era lento, burocrático e muitas vezes poucos eficazes, hoje podemos ter acesso rápido e com isso aceleramos nossos processos de tomadas de decisões. O BI é imprescindível para quem deseja, de maneira prática e consolidada, saber o que realmente acontece em seu negócio e quais as tendências do que pode vir a acontecer. O grande desafio é transformar dados que estão engavetados em informações úteis e valiosas, fazer o levantamento de problemas das empresas e de que tipo de respostas precisam obter.

Como se pode utilizar o BI dentro de uma empresa e quem deve assumir o papel de ser responsável por essa área?

CRM: Consegue saber em tempo real como está a retenção de seu cliente por região? O que seus clientes estão achando de sua marca nas redes sociais? Você sabe as oportunidades ganhas? as perdidas?

Faturamento: É possível passar uma visão para seu time comercial sobre sua posição atual de faturamento X Meta, por vendedor, por cliente. Saber seu ticket médio por produto ou por região.

Compras e estoque: Já pensou em ter na palma de sua mão a posição de estoque real e atualizado? Com projeções futuras de compras?

Finanças: Ter sua DRE com Realizado e Orçado + Desvio em Percentual e totalmente online?

RH: Qual o Turnover de deligados? Quantas contrações realizou no último ano? Quais foram os motivos de desligamentos? Dentro de um ERP como devem estar integrados os dados para que se tenha uma melhor análises?

Uma das premissas que se deve ter ao fazer a análise de dados é que as informações dentro do ERP estejam corretas e isso nem sempre ocorre, as vezes só descobre erros quando chega no BI na construção das informações para tomada de decisão. Além da integração das informações estas precisam sim estar íntegras.

Quais os principais erros que se comete em relação ao tema? Quais os acertos?

Erros: Falta de planejamento, tanto por parte de quem está executando como de quem está esperando o projeto. Querer transpor todas as planilhas exatamente como estão para o BI, sem fazer nenhum tipo de melhoria analítica. A falta de documentação é outro erro que dificulta e muito a continuidade do trabalho de outras pessoas para realizar manutenções futuras.

Acertos: Encontrar profissionais qualificados com disposição de resolver o problema do cliente a qualquer custo. Ter uma boa relação entre cliente e fornecedor pois o BI não acontece da noite para o dia, é necessário muitas reuniões de alinhamento para poder fazer uma entrega de qualidade e exatidão. Realizar filtros de informações trazendo para o front-end somente as informações que serão realmente utilizadas para não sobrecarregar o modelo de BI.

Como fazer com que toda empresa tenham a percepção da importância de dados?

A primeira coisa a se fazer é de mostrar para a equipe a importância e quais os objetivos e benefícios esperados com uma melhor gestão através dos dados. A transparência é fundamental para ganhar o engajamento do time. Muitas vezes as pessoas fazem as atividades sem se preocupar com a qualidade da informação simplesmente porque ainda não sabe os motivos e para que precisa ser preenchido a informação X ou Y.

Ou seja, o BI é o maior aliado do ERP para que uma empresa possa crescer com decisões bem tomadas mediante dados, entretanto de nada adiantará se ter os melhores painéis de gestão se as informações não forem inseridas adequadamente.

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